社長の宝箱ノートの使い方
会社と家族へ伝えたいことを、書けるところから少しずつ残します。すべてを一度に埋める必要はありません。
まず、急な不在に備えるところから
最初に連絡する人、重要書類の保管場所、当面の仕事を任せたい人と範囲から整理します。会社へ渡す内容と家族へ渡す内容は、ご本人が選んでください。暗証番号・ログインパスワードはノート本文へ直接書かず、安全な保管場所や確認方法を記します。
1 ノートを開く
いつも使う同じ端末・ブラウザーで開きます。SafariまたはChromeを使い、プライベートブラウズやLINEなどの中のブラウザーは避けてください。
初めて使うときは、利用開始メールの案内から利用証明を確認した後、「ノートを作る」で呼び名と12文字以上の合言葉を設定します。入力済みの場合は既存のノートを開きます。合言葉を忘れるとHiBUNOでも記録を復元できません。合言葉は別の安全な場所に控えます。
2 入力・保存する
目次から必要な章を選びます。会社名、連絡先、書類の場所など分かるところから入力し、「暗号化して保存しました」の表示を確認します。入力内容はこの端末のブラウザー内に保存され、自動で他の端末へ同期されません。
画面を閉じたり別のアプリに移る前にも保存表示を確認してください。保存できない表示が出た場合は、記録を消さずバックアップを残し、お問い合わせください。
3 写真・音声を残す
各章の「写真・音声を残す」から追加します。録音する場合は「音声を録音する」を押し、マイクを許可して話した後、「録音を停止」を押します。録音は最長2分です。追加後は保存表示を確認します。端末で作った音声ファイルを選んで追加する方法も使えます。
添付は1件10MB、合計約40MBまでです。本人や関係者の同意、写真・資料の権利を確認して追加してください。
4 バックアップを残す
画面上の「バックアップ」から、暗号化した「.shacho」ファイルを書き出します。端末の外にも控えを置き、合言葉はファイルと別に保管します。バックアップは自動のクラウド同期ではありません。
合言葉を変更しても、以前のバックアップは以前の合言葉で開きます。変更後は新しいバックアップを書き出し、どの控えにどの合言葉を使うか、別に分かるように残します。
5 端末変更・復元・更新
端末交換やブラウザーのサイトデータ削除の前にバックアップを確保してください。「バックアップから復元」は現在のノートを置き換えます。入力済みの端末では、先に現在の内容もバックアップします。新しい端末で内容を確認するまでは元の記録を消しません。
利用権の確認と記録の復元は別の手順です。違うサイトやブラウザーへ記録は自動で移りません。更新時も同じURL・ブラウザーを使い、サイトデータを消さず、案内された更新方法に従います。
6 必要な章だけ渡す
「章を渡す」から、相手に必要な章だけ選んで受け渡し用ファイルを作ります。ノートを開く合言葉とは別の受け渡し用合言葉を設定し、ファイルとは別の方法で伝えます。選んだ章の添付も含まれるため、送る前に共有範囲を確認してください。渡した控えを遠隔で取り消すことはできず、後からの修正も相手の控えへ自動反映されません。
7 印刷・PDFに残す
「印刷・PDF」から必要な章を選んで印刷し、端末の印刷画面からPDF保存を選べる場合はPDFにも残せます。写真は印刷対象ですが、音声は名前が記載されるだけで、紙や通常のPDFでは再生できません。音声を残す場合は添付を含む暗号化バックアップも保管します。紙やPDFは、このノートの合言葉では保護されません。渡す相手と保存先を確認してください。
通信がないとき
オンラインで一度開き、オフライン準備の表示を確認します。利用権の確認や端末・ブラウザーの状態によって再接続が必要な場合があります。長期のオフライン利用や、サービス終了後の永久利用を約束するものではありません。
ノートに書くことと、正式な手続
記入した希望だけで、会社の決裁権・代理権や遺言の効力が生じるものではありません。会社の定款、決議、契約、登記など必要な手続は、顧問や担当機関と確認してください。法律・税務・医療の個別判断は専門家へ相談します。
バックアップと受け渡しファイルの違い
「バックアップ」はご自身のノートを戻すための控えです。「受け渡し」は選んだ章を相手に見てもらうための控えで、用途と合言葉が異なります。受け渡しファイルをノート全体のバックアップ代わりにしないでください。
保管閲覧版について
保管閲覧版は、暗号化バックアップを編集せずに端末内で読むためのページです。パソコン版EdgeとiPhoneのSafariで確認しています。使い方と注意点は記録を守る・渡すをご覧ください。受け渡し用ファイルは対象外です。
困ったとき
note@hibuno-life.jpへ、端末・ブラウザー・困った操作・表示文をお知らせください。注文がある場合は注文番号も添えます。合言葉・暗証番号・ノート本文や秘密鍵は送らないでください。